MODELO DE GOVERNANÇA ÁGIL E ENXUTA

Conheça uma abordagem de alto desempenho para a contratação, execução, gestão e governança de times de produtos de software.

7. Contratos e Acordos

Contratando ou acordando os serviços de software

O modelo GlassBox utiliza o termo ‘Contrato’ e ‘Acordo”, respectivamente, para os acordos operacionais externos e internos à organização, ou seja, quando utilizada a estratégia de outsourcing ou insourcing de times de desenvolvimento.

Ambos são acordos formais que estabelecem relações, sejam comerciais, entre duas empresas, ou mesmo, operacionais, entre uma área e sua organização, por exemplo. Isso ocorre para que seja possível manter um padrão mínimo de execução da operação, evitando a criação de mecanismos complementares que eventualmente possam prejudicar a execução do todo. Preconiza-se portanto, que o Contrato é o instrumento que firma e detalha as expectativas para com o serviço prestado.

Contudo, é importante ressaltar, ambos os tipos de acordo firmados, tem de ser genéricos e flexíveis o suficiente para não impactar na execução dos métodos, sendo menos importantes em si do que o atendimento ao negócio-alvo da relação, ou mesmo, do que eventuais formalidades excessivas (fora do que se entende como ‘padrão mínimo’).

Para organizações públicas, há um instrumento contratual que organiza e consolida todas as condições técnicas dos serviços a serem prestados: o Termo de Referência. Veja abaixo, como este artefato poderia ser organizado, e derive-o se julgar necessário:

7.1. Desenvolvimento e Evolução de Produtos

Um contrato para ‘Desenvolvimento e Evolução de Produtos’ usando GlassBox é executado na modalidade “por capacidade e resultado”, ou seja, pressupõe a aquisição de um serviço generalista de desenvolvimento de software quantificado com base numa capacidade média mensal estimada para o atendimento de atividades que envolvem a concepção, planejamento e execução de necessidades específicas, as quais são priorizadas pela contratante durante a execução contratual; e ainda, considerando como escopo definitivo apenas um determinado contexto de requisitos de negócio e de tecnologia, ambos em em alto nível (tema estratégico), mas suficientes para a delimitação do objeto.

Esta modalidade de contratação é regida pelo atingimento de níveis de serviço, com base em domínios específicos do modelo de expectativas do GlassBox, especificamente: Eficácia, Eficiência e Efetividade; sendo que a Eficiência é o indicador que representa a contraprova real da estimativa de capacidade (avalia a capacidade de produção), mas não relegando a segundo plano as expectativas com a qualidade e o tempo de atendimento (Eficácia), ou mesmo, a satisfação do usuário e agregação de valor ao negócio (Efetividade).

Complementa-se, que embora a contratação nesta modalidade seja realizada pela capacidade estimada, a mesma é definida através de parâmetros objetivos, inclusive passíveis de benchmarking através do uso de padrões consolidados no mercado e que remetem à celeridade e transparência da proposta, mesmo quando num contexto de concorrência pública ou privada.

Resumindo: a contratação é realizada com base em parâmetros objetivos, o fluxo de caixa para a contratante e para a contratada é relativamente fixo e contínuo (desde que os serviços sejam adequadamente prestados, será fixo), existe total transparência dos atos que competem à cada parte e habilitam-se diversos modelo de desenvolvimento alternativos, principalmente aqueles que usam agile ou lean em seu cerne. Também é possível dizer que diferente das demais propostas com nível de governança ao menos similar a este, não há qualquer impacto da metodologia sobre o faturamento ou vice-versa (este é um grande diferencial); ao mesmo tempo, ao invés de ocorrer alguma perda de confiabilidade no processo devido a sua flexibilidade, ocorre inclusive o contrário, já que graças a execução de um padrão mínimo simplificado e passível de realização junto à qualquer metodologia, o acompanhamento da operação pode ocorrer inclusive em tempo real, sem incidência de retrabalho ou omissões.

Sendo definida com base na estratégia de pagamento pela estimativa e revisão pelo realizado (com base em resultados aferidos), os serviços prestados pela contratada são remunerados conforme prevê a legislação pertinente, mesmo considerando a realidade legal a que estão expostas às organizações públicas, que exigem um alto grau de transparência, e capacidade de provar aderência à isonomia e economicidade.

7.1.1. Metodologia

A metodologia a ser utilizada no contrato ou acordo, deve ser documentada na forma de um padrão mínimo a ser seguido, tal como a sugestão que você encontra no capítulo 5 deste guia.

É importante destacar que, a qualquer tempo, poderão ser realizadas mudanças no processo definido (metodologia), desde que acordado entre as partes.

Considera-se igualmente importante destacar que a presença de contrato ou acordo formal não é burocratizar ou tornar o contrato mais importante que a proposta de valor… a metodologia acordada deve ser um guia de boas práticas que orienta as pessoas em prol de uma qualidade e padrão mínimo esperado, e não uma lei absoluta. O acordo sobre o que são as referidas ‘boas práticas’ contudo, tem papel simbólico na perpetuação das práticas na operação.

7.1.2. Métricas

Preferencialmente, com esta abordagem, deve ser utilizado o processo de desenvolvimento ágil (ScrumXP e outros) ou enxuto (Lean Kanban ou híbrido), para maximização dos seus benefícios; e dentre as métricas base a serem utilizadas, que derivam indicadores, destacam-se:

  1. UST (Unidade de Serviço Técnico) para pagamento, adaptado a partir das fontes originais para especialização do modelo de catálogo de serviços;
  2. PF (Ponto de Função), para regulação da capacidade estimada e medição indicadores de resultado (Eficácia e Eficiência).

7.1.3. Nível de Serviço

Os domínios de “Eficácia, “Eficiência” e “Efetividade”, explicados em detalhes no capítulo anterior, são ponderados e definidos em níveis de atingimento, em 5 faixas no intervalo 80 à 120%, ou seja, de abaixo do esperado até supera as expectativas, sendo 100% a expectativa em si.

Vejas as três tabelas abaixo:

Eficácia
Faixa (%) Expectativa Critérios
80% Expectativa não atingida, muito abaixo do esperado (DEF > 0.5) e/ou (PRZ < 80)
90% Expectativa não atingida, abaixo do esperado (0.5 >= DEF > 0.1) e (80 <= PRZ < 90)
100% Expectativa ou padrão exigido (0,1 >= DEF >= 0.05) e (90 <= PRZ <= 95)
110% Expectativa superada, acima do esperado (0,05 > DEF >= 0.03) e/ou (95 < PRZ <= 98)
120% Expectativa superada, muito acima do esperado (DEF < 0,03) e (PRZ > 98)
Eficiência
Faixa (%) Expectativa Critérios
80% Expectativa não atingida, muito abaixo do esperado PROD > 18
90% Expectativa não atingida, abaixo do esperado 18 >= PROD > 14
100% Expectativa ou padrão exigido 14 >= PROD >= 10)
110% Expectativa superada, acima do esperado 10 > PROD >= 8)
120% Expectativa superada, muito acima do esperado PROD < 8
Efetividade
Faixa (%) Expectativa Critérios
80% Expectativa não atingida, muito abaixo do esperado SAT < 65
90% Expectativa não atingida, abaixo do esperado 65 <= SAT < 80
100% Expectativa ou padrão exigido 80 <= SAT <= 90)
110% Expectativa superada, acima do esperado 90 < SAT <= 95)
120% Expectativa superada, muito acima do esperado SAT > 95

7.1.4. Prestação de Contas

Após a apuração do nível de serviço, inicia-se o fluxo da prestação de contas, para que, com base nela, sejam efetuados os devidos pagamentos:

7.1.5. Considerações

Abaixo, constam alguns dos principais diferenciais desta abordagem:

  1. É uma objetiva e alinhada aos 3 Es da administração (Eficácia, Eficiência e Efetividade);
  2. Possibilita uso de estratégias ágeis e enxutas para aumentar o valor e tração do negócio (mesmo no governo);
  3. Facilita a gestão administrativa do contrato, evitando o trabalho desnecessário e facilitando o controle e transparência;
  4. Padroniza e normaliza times, áreas e organizações, minimizando a necessidade de repensar atividades rotineiras e comuns no mercado;
  5. Possibilita uma visão unificada e simplificada nos níveis operacional, tático e estratégico, facilitando sobremaneira análises de causa e efeito;
  6. Habilita o foco no negócio, antes de foco no produto, no sistema e na tecnologia (na prática, o foco das contratações normalmente reside nos sistemas e tecnologias, porém este não representa o objeto-fim).

Elencam-se, portanto, três justificativas principais para a presente abordagem:

  1. Contratação em HH (Homem Hora) está alinhado com o princípio do lucro-incompetência (quanto mais horas, mais a contratada recebe pelo serviço), não é efetivamente transparente, e carece de suporte jurídico.
  2. Contratação em pontos de função, utilizando esta métrica como unidade base para apuração do faturamento (ou ainda, qualquer outra que quantifique escopo), embora facilite a gestão e diminua consideravelmente discussões comerciais, tende a fazer com que a contratada foque exclusivamente no faturamento, ou seja, faz com que ela tente maximizar o escopo, tornando mesmo que inconscientemente os produtos obsoletos mais cedo (segundo o The Standish Group, cerca de 80% das features de um produto raramente ou nunca são utilizadas… e segundo o IFPUG, quando 65% ou mais do tamanho de um sistema não é relevante, a aquisição não deveria interessar o contratante… então remeta para a sua experiência e conhecimento das soluções com as quais você já trabalhou: você duvidaria disso?).
  3. A forma como a remuneração é balizada e os indicadores que o impactam são os reais norteadores do comportamento da contratada.

Concluindo: precisamos de uma abordagem onde as equipes de desenvolvimento possam trabalhar orientadas pelo melhor custo-benefício, sendo esta a medida máxima de valor que, em tese, qualquer organização espera como uma prova de resultado.

Notas 1: no item 1 da lista acima, o direcionador principal será o benefício, mas o custo unitário será subjetivo (e normalmente maior do que o contratante estaria disposto à pagar, por vezes inflacionado e com margem mais generosa, já que tudo se torna uma negociação, e quem terá menos argumentação, provavelmente será a contratante, que tem viés de negócio) – a tendência é que seja agregado algum valor, se houver algo que direciona para isso, porém o custo será sempre uma incógnita e tornará a gestão da operação complexa e pouco transparente, com uma passivo grande em relação às práticas de governança que o mercado busca aderência.

Nota 2: no item 2, o direcionador principal será o custo, mas o benefício é relegado à segundo plano – a contratante tem aparente vantagem, mas não visualiza o prejuízo eminente à longo prazo; a contratada tem aparente desvantagem, então corre desesperadamente na busca de resultados financeiros, maximizando o escopo e não oferecendo soluções cujo escopo funcional seja pequeno, mesmo que a expectativa de valor agregado seja tentadora

7.2. Sustentação de Produtos

Os serviços dedicados de sustentação de sistemas não compreendem simplesmente a execução do período de garantia contratual, mas a garantia de manutebilidade de um conjunto de aplicações durante toda a vigência do contrato.

Os serviços desta natureza serão remunerados através do percentual…. e avaliados através da avaliação dos domínios de eficácia e efetividade….

7.3. Sob Demanda

Tipicamente, outros serviços podem ser contratados para atender necessidades especiais e pontuais. Esta modalidade será chamada ‘Sob Demanda’, podendo envolver atividades das mais distintas naturezas, até mesmo complementares às atividades de desenvolvimento, evolução e manutenção de software.

7.3.1. Desenvolvimento e evolução

Itens de desenvolvimento específicos (e evoluções) que não justificam a criação de um novo time perene e que poderiam comprometer o foco dos times de desenvolvimentos existentes se absorvidos, poderão ser contratados como Demandas Pontuais de Desenvolvimento ou Evolução de software (SERVIÇOS PONTUAIS).

Para estes serviços, caberá a necessidade de estimativa prévia pela CONTRATADA, para sua aprovação junto à CONTRATANTE. Os mesmos serão faturados através de Ordem de Serviço (“OS”) específica. A estimativa, a saber, deverá utilizar como racional a métrica de Pontos de Função (“PF”), a qual servirá de base objetiva para a apuração da quantidade de Unidades de Serviço Técnico (“UST”) que deverá ser remunerada.

A conversão de PF para UST deverá utilizar como parâmetro o índice de produtividade definido para o Tema Estratégico vinculado a cada produto de software (fronteira) vinculada à demanda. Isso significa que um produto específico está vinculado a apenas um tema estratégico, embora um tema estratégico possa estar vinculado à mais de um produto.

Desta forma, o cálculo que deverá ser utilizado para a medição dos serviços de Demandas Pontuais de Desenvolvimento e Evolução é o seguinte:

UST = PF_SO2 * CPLX_TEMA

Onde: PF_SO2 é a quantidade de PF da demanda pontual

Caso seja solicitada estimativa para uma demanda pontual que não gere desenvolvimento relacionado (ou seja, a demanda não foi aprovada para execução, e isso em até 90 dias após a sua solicitação pela CONTRATANTE), deverá ser faturada uma Ordem de Serviço (OS) correspondente com o valor fixado em 16 unidades de UST; ou seja, a validade de uma proposta de atendimento, será de 90 dias (corridos) a partir da data da sua entrega à CONTRATANTE.

7.3.2. Mapeamento, modelagem e automação de processos

As atividades de mapeamento, modelagem e automação de processos, especialmente elaboradas para compor soluções BPMS, devem ser mensuradas via catálogo de serviços, utilizando a métrica UST.

7.3.3. Transferência de conhecimento

Esta cateforia de serviços remete à necessidades de consultoria, treinamento, capacitação e operação assistida, serviços os quais, devem ser estimados, medidos e remunerados utilizando-se de um Catálogo de Serviços, através da métrica UST.

7.3.4. Outros serviços sob demanda

Outros serviços deverão ser avaliados em virtude da necessidade, idealmente,também através de catálogo de serviços.

Leia neste artigo, o que é e quais os principais elementos que você deve levar em consideração ao criar o seu catálogo.

7.4. Licenciamento e Subscrição

Há ainda um último grupo de serviços que podem ser prestados, de natureza continuada, e aplicável à produtos: licenciamento e subscrição.

7.4.1. Licenciamento

O licenciamento, basicamente, é a cessão do direito de uso, normalmente de forma perpétua (eventualmente, podendo ser temporário, para um período específico).

7.4.2. Subscrição

A subscrição, por sua vez, remete a um serviço de assinatura, como por exemplo, de produtos adquiridos na modalidade SaaS, seja para uso on premise ou via serviço de nuvem (cloud).