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Dinâmica do Termômetro: retrospectiva e avaliação do clima no time

Com uma reunião de apenas 2 horas no bimestre, você garante a execução do processo de melhoria contínua, e de quebra, ainda mede o índice de felicidade do time

Use ou não Scrum, faça ou não um Kaizen, você provavelmente já ouviu falar e sabe o quão importantes são as retrospectivas para as equipes de desenvolvimento de software de alto desempenho (e convenhamos, não só para elas).

A retrospectiva é uma ferramenta poderosíssima, definida na forma de uma cerimônia de auto aprendizado. Ela é realizada colaborativamente e tem como objetivo fomentar o processo de melhoria contínua de dentro para dentro, e mesmo, de dentro para fora, visto que com alguma frequência pode extrapolar inclusive os limites do próprio time. Em resumo, são como as nossas antigas “Lições Aprendidas” num mundo mais moderno, e com mais efetividade e colaboração…

Há atualmente inúmeros templates de retrospectiva, que facilitam a sua adoção; e os times ágeis e enxutos, por serem essencialmente centrados nas pessoas e nos processos evolutivos, tendem a ser os seus grandes utilizadores e defensores. Contudo, muita gente, mesmo não sendo propriamente da área de software, gosta de usar um bom e velho “Gostei/ Não Gostei/ Aprendi/ Reconheço” como ferramenta de aprendizado e melhoria contínua, talvez por ser um modelo mais fácil e abrangente. Calma aí, nós também iremos usá-lo, daqui a pouco…

Outro ponto importante sobre as retrospectivas, é que não basta mapear o que foi bom ou ruim num determinado período recém passado, pois só vale realizar este tipo de evento se houver algum ganho, ou seja, algum aprendizado e a melhoria contínua. E se os times onde você teve algum contato com a cerimônia tinham uma baixa maturidade, pode ter ocorrido talvez, de você nunca realmente ter parado para pensar no porquê faz aquilo e o que é feito com os seus resultados… (fazer por fazer não vale)

Neste contexto, uma pergunta que surge é: “a retrospectiva é uma ferramenta suficiente para melhorarmos o clima na equipe”? Isso pois, ao final das contas, além de coisas e processos, o clima também precisa ser continuamente melhorado… Certo?

Bom, normalmente a resposta é que a maioria das retrospectivas passa perto, mas não tem como objetivo principal tratar o clima organizacional; mas felizmente, nada nos impede de fazer adaptações para que isso seja possível… e é isso que você pode ver no quadro abaixo:

Note que no quadro de clima e evolução (acima), temos o seguinte conjunto de ferramentas:

  1. Retrospectiva: o que as pessoas do time gostaram, não gostaram, aprenderam ou querem reconhecer em relação ao período em análise (pessoas, coisas ou tecnologias que fizeram diferença);
  2. Termômetro: distribuído em assuntos ou temas previamente estabelecidos pelo time, os quais representam em alto nível, os fatores que impactam o clima do dia-a-dia da equipe (os itens passam pelo voto colaborativo, com base no nível de prioridade que as pessoas acham que cada fator merece no momento atual);
  3. Resultados do Termômetro: temos aqui a consolidação dos resultados do Termômetro e a sua comparação com os resultados de períodos anteriores; e finalmente…
  4. Planos de Ação: que representam o desdobramento das ações que os membros do time julgam necessárias para melhorar a situação atual (as ações devem, idealmente, totalizar no máximo três planos, cuja responsabilidade deverá ser atribuída a um coordenador voluntário  – por ação – que é quem ficará responsável pelo seu tratamento completo e reporte até a próxima execução da cerimônia, onde será apresentada a respectiva solução do item).

É importante citar que embora as cerimônias de retrospectiva (item 1) possam (e devam) ser realizadas em períodos curtos e possam também variar em termos de abordagem e em sua forma, as avaliações de clima e de melhoria contínua são sugeridas para um intervalo de tempo bimestral, isso pois as pessoas geralmente demoram a perceber evoluções e mudanças climáticas ao longo do tempo, ou seja, isso se deve por conta do tempo necessário ao assimilamento situacional (a percepção de clima é situacional por característica).

Como funciona?

Os seguintes grupos de passos são necessários para que você possa aplicar a Dinâmica do Termômetro com sucesso:

1. Instigar a mudança de cultura para formar um time de alto desempenho (“começando pelo início”):

  • Converse com as pessoas sobre algumas práticas de times de alto desempenho, como por exemplo, as que estão vinculadas aos pilares de Eficácia (fazer o que tem de ser feito), Eficiência (otimizar o trabalho), Efetividade (mostrar/ entregar valor), Clima (manter um bom ambiente de trabalho) e Maturidade (criar um alicerce sólido para o futuro);
  • Para os pilares estruturais (“Maturidade” e “Clima”), sugira uma prática de retrospectiva que ocorra, ao menos, bimestralmente (como forma de fomento à melhoria contínua, visto que um momento de reflexão e ajuste da direção é fundamental para manter o foco, energia e disciplina;
  • Sugira a aplicação da “Dinâmica do Termômetro” para resolver o passo anterior.

2. Preparar o terreno para aplicar a dinâmica:

  • Definir, colaborativamente, no máximo sete fatores que influenciam o clima na equipe (todos os membros devem participar desta definição), ou, se preferirem, pode-se usar os principais direcionadores da pesquisa de clima da organização (da GPTW, por exemplo), se houver;
  • Construir o canvas da dinâmica, seja no quadro, na parede, ou como um cartaz que pode ser usado a cada aplicação – os fatores descobertos no passo anterior constituirão linhas no quadro do Termômetro;
  • Obter o material necessário (local, post-itse canetas);
  • Agendar o primeiro evento (ao pilotar a aplicação na sua equipe com sucesso, na sequencia, realize o agendamento de toda a cadência de encontros do semestre ou do ano).

3. Realizar a dinâmica:

3.1 – Análise do clima

Para realizar a análise do clima, execute a sequência de passos abaixo:

Passo 1

 

Passo 2

 

Passo 3

 

Passo 4

 

3.2 – Resultados do clima

Por sua vez, os resultados são apurados da seguinte forma:

Passo 5

 

Passo 6

 

3.3 – Retrospectiva

A retrospectiva pode seguir diferentes modelos, mas aqui vamos com um bem clássico, como já citei acima:

Passo 7

 

Passo 8

 

Passo 9

 

Passo 10

 

3.4. Planos de ação

  • A última parte da dinâmica consiste em identificar, colaborativamente, os possíveis planos de ação para melhoria do status atual do time, seja em relação aos itens oriundos do clima (com base nos itens considerados prioritários para tratamento) ou dos fatos que ocorreram recentemente (oriundos da retrospectiva)…
  • Se houver mais de três planos de ação sugeridos pelo time, vote até chegar aos três planos que o time considera que devam ser priorizados (depois, também colaborativamente, e preferencialmente por voluntariado, defina quem será o responsável por garantir a execução da ação e reportará o seu resultado até o próximo bimestre – os resultados serão apresentados antes de iniciar a próxima retrospectiva bimestral).
Passo 11

 

4. Divulgar os resultados da dinâmica

  • Ao final, independente do resultado, tire uma fotografia da equipe e compartilhe-a nas redes sociais para marcar este momento da equipe – destaque a importância e engajamento de todos na melhoria do clima organizacional e o orgulho em ser diferente e transparente neste assunto tão delicado (dica: no Linkedin, use a hashtag #termometrodoclima).
  • Se preferir, deixe os resultados aparentes no local da equipe (seja na parede, no quadro, num PPT alimentado periodicamente, ou num grupo ou espaço comum virtual).
Hora da foto!

 

Considerações

A motivação para a escrita deste artigo foi o feedback positivo que esta abordagem tem recebido após vários cases, e também, devido às perguntas frequentes que venho recebendo para explicar como como ela funciona na prática (a técnica em si).

Destaco também que já apliquei recorrentemente e diretamente este formato de retrospectiva em vários times, mas também fiz o repasse para que outros facilitadores pudessem aplicar a abordagem, que vem rodando com sucesso desde 2016, sendo que a sua primeira aplicação ocorreu num grande sistema de cooperativas de crédito.

Um detalhe importante que preciso citar com base nas lições aprendidas, é que a dinâmica funciona melhor em times pequenos, de 4 à 10 membros (ideal para times ágeis) e que quanto mais pessoas participantes, mais tempo será necessário para realizar a cerimônia de forma completa, já que o momento é colaborativo… Por isso, atente que a dinâmica completa pode levar de 1,5 à 3 horas, sendo tipicamente necessárias 2 horas para a maioria dos casos e cerca de 2,5 horas para a primeira execução. Outra observação, é que, idealmente, ela deve ser facilitada por um membro neutro, no sentido de que ele pode ser participante, mas não influenciador ou bloqueador do sentimento dos demais participantes.

Surgida como uma iniciativa de melhoria de clima em decorrência de ações de uma pesquisa de clima na organização (GPTW), a iniciativa que culminou no uso Dinâmica do Termômetro pela área de Assessoria de Planejamento e Gestão (APG) da Softplan foi patrocinada pelo coordenador da área (Joelson Reis), sendo certamente um case de sucesso para o alinhamento de expectativas entre os membros do time da Unidade de Gestão Pública (UNGP).

A APG utilizou a ferramenta do Termômetro como complementar para duas outras ferramentas de análise de clima que a empresa possui (a própria pesquisa do GPTW e o Felicitômetro). Há diferenças significativas entre as três abordagens de clima e também na periodicidade em que elas são aplicadas, sendo uma anual (GPTW), outra semestral (Felicitômetro) e outra bimestral (neste caso, o Termômetro), porém a escala de resultados é basicamente a mesma e os resultados tem sido inclusive muito similares e coerentes. A função do Termômetro na área, portanto, é fornecer uma metodologia de melhoria contínua mais abrangente no aspecto situacional de curto prazo e que cobre, além do acompanhamento do clima, a retrospectiva.

Para não usarmos apenas de palavras, vejamos abaixo, em imagens, como o uso da ferramenta tem ocorrido na prática na Softplan:

Resultados do 1º Bimestre

 

Resultados do 2º Bimestre

Resultados do 3º Bimestre

 

Resultados do Semestre da Equipe de APG

 

E você? Quer usar o Termômetro na sua organização também? Sim? Então basta seguir o passo-a-passo da dinâmica aqui deste artigo! E se precisar de ajuda… basta comentar!

Só não esquece de compartilhar, ok!?

Um grande abraço e até o próximo artigo!

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